Un appel d’offres mal préparé fait partie des causes majeures de dérapage, voire d’échec. Le cahier des charges constitue une étape évidente pour les projets d’envergure, tel que la mise en place d’un ERP (Enterprise Resource Planning). Mais dans le cadre de prestations intellectuelles plus simples, sans obligation de résultat, ou pour faire appel à une expertise qui manque ponctuellement, certains DSI (Directeurs des Système d’Information) se contentent d’exprimer leurs besoins de manière très succincte (parfois avec seulement quelques mots- clés). Or pour maximiser les chances de trouver l’expert adapté à son projet, il importe de consacrer un peu de temps à cette phase (ESN, SSII, Freelance info, Plateforme d’intermédiation…).
Le contexte et les enjeux
Il s’agit de situer le cadre de l’intervention : s’agit-il d’un nouveau projet ? D’une évolution ? Quels sont les objectifs du donneur d’ordre ? Comment l’intervention du prestataire P2i vient-elle s’insérer dans l’organisation générale du client ?
Le descriptif des tâches
les besoins du client sont ici traduits en activités et surtout en livrables. Pour une mission de pilotage de projet, ils prennent la forme de tableaux de bord, de plannings, de documents de conception. Pour une intervention de développement, il s’agira par exemple de spécifications techniques. Il est également utile de situer l’intervention du prestataire dans l’ensemble du projet en précisant quelles relations il va entretenir avec la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre, les opérationnels…
Les compétences attendues
Celles-ci se décomposent en six familles
Les compétences métiers : développeur, chef de projet, AMOA, responsable infrastructure…
Les compétences fonctionnelles : CRM, contrôle de gestion, gestion des risques, RH…
Les compétences sectorielles : banque, assurance, distribution…
Les spécialités maîtrisées : business intelligence, ERP, GED…
Les compétences technologiques : langages (Java, PHP, Python, full stack…), BDD, systèmes d’exploitation…
Les autres attentes : langues vivantes, degré d’autonomie…
Les données objectives de la mission :
Les dates de début et de fin d’intervention,
Le taux d’occupation (temps plein/temps partiel),
L’adresse du site et les déplacements éventuels.
Le budget (taux journalier)
La logistique de la réponse
Le cahier des charges spécifie la date limite de réponse et la structure du dossier. Ce dernier comprend a minima la documentation technique, la présentation des experts (ESN, Freelancer…) pressentis pour la mission (en précisant leur disponibilité), ainsi que le tarif proposé.
Les bonnes pratiques
- Anticipez l’appel d’offres : si possible, diffusez le cahier des charges au moins un mois avant le début de la mission. Vous maximiserez vos chances de recevoir des réponses pertinentes.
- Prenez garde aux aspects juridiques de la mission, dès l’appel d’offres. Attention au risque de requalification ou de sanction si vous êtes suspecté de prêt de main d’œuvre illicite. Un cahier des charges n’est pas une offre d’emploi : vous recherchez un prestataire ponctuel, pas un nouveau collaborateur. Ne raisonnez pas en termes de personnes mais de tâches, de livrables et de compétences.
- Prenez le temps de détailler le contexte, l’organisation et les actions à mener. Tous ces éléments constitueront autant d’indices pour aider le prestataire à évaluer le niveau juste d’intervention. Ainsi il pourra présenter un expert correctement dimensionné pour la mission : ni trop « junior », ni trop expérimenté.
- Hiérarchisez vos attentes. Plutôt que d’établir une longue liste de compétences attendues, au risque de décourager de bons candidats, mettez en avant les deux ou trois compétences clés qui feront la différence sur la mission.
- Mettez en avant les points positifs de la mission, mais aussi ses contraintes. Ne cherchez pas à dissimuler celles-ci. Vous pourrez ainsi repérer les prestataires suffisamment intéressés par la mission pour en accepter les contraintes. Et vous éviterez des déconvenues en cours de mission.
- Standardisez, au sein de votre organisation, un modèle d’appel d’offres pour toutes les consultations de prestation technique. Vos prochaines consultations gagneront en efficacité et en rapidité.
