Des relations parfois complexes entre DSI et Direction des Achats
Les prestations intellectuelles sont des achats bien différents des dépenses matérielles ou des achats catalogués. Comment harmoniser les interactions entre la DSI et la Direction des Achats pour fluidifier le processus d’achat IT et optimiser les coûts tout en garantissant la qualité des prestations ?
Si la Direction des Achats formalise le processus et gère les panels de prestataires, elle ne dispose pas toujours de l’expertise technique nécessaire à leur évaluation. La DSI doit donc s’impliquer activement dans le choix des prestataires, mais sans empiéter sur les compétences de l’Achats. Une mauvaise coordination peut engendrer des incompréhensions et ralentir les décisions.
La Direction des Achats se concentre souvent sur les projets stratégiques à fort engagement, laissant de côté les prestations en assistance ou expertise technique. Cette répartition peut entraîner un manque de communication et de processus clairs entre les deux entités.
Optimiser le processus d’achat du côté de la Direction des Achats
- Définir un cadre clair pour les appels d’offre
- Standardiser la rédaction des appels d’offres pour exprimer clairement les besoins.
- Mettre en place une documentation partagée pour garantir l’alignement des exigences techniques et budgétaires.
Effectuer une veille marché régulière
- Analyser les variations de prix en fonction de l’évolution des technologies et de la demande.
- Identifier les offres au-dessus des standards marché et alerter la DSI en cas d’écarts significatifs.
Gérer efficacement le panel de prestataires
- Mettre à jour régulièrement la liste des prestataires.
- Éviter les biais de sélection en diversifiant les choix pour chaque mission.
Assurer le suivi juridique et contractuel
- Collaborer avec le service juridique pour garantir la conformité des contrats.
- Suivre la bonne exécution des engagements et intervenir si nécessaire.
Mettre en place des indicateurs de performance
- Suivre des KPIs tels que le Taux Journalier Moyen (TJM) et le scoring des prestataires.
- Rencontrer les fournisseurs régulièrement pour maintenir une relation de confiance.
Optimiser le processus d’achat du côté de la DSI
Intégrer la Direction des Achats dès l’expression du besoin
- Impliquer la Direction des Achats en amont du projet pour définir les attentes ensemble.
- La désigner comme point de contact unique avec les fournisseurs.
Améliorer la coordination sur les négociations
- Informer la Direction des Achats des termes de la négociation.
- Valider ensemble les conditions tarifaires et contractuelles.
Réaliser une revue annuelle des panels prestataires
- Mettre à jour la liste des prestataires en fonction des besoins de l’entreprise.
- Intégrer des critères d’évaluation plus objectifs pour améliorer la qualité des choix.
- Les outils pour fluidifier les relations entre DSI et Direction des Achats
Des solutions digitales permettent d’automatiser et de standardiser les processus d’achat IT.
Plateformes d’achat et ERP
- Centralisation des appels d’offres et des panels prestataires.
- Suivi et gestion en temps réel des consultations et décisions.
- Outils simples et accessibles sans investissement initial.
- Accès à une base de prestataires qualifiés et benchmarks de prix.
L’optimisation du processus d’achat passe par une meilleure collaboration entre la DSI et la Direction des Achats, l’utilisation de solutions technologiques adaptées et une approche structurée des achats IT.
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