Entre décrocher des missions, s’occuper de sa comptabilité, gérer son image, travailler, se former et assister aux meetings, la vie de freelance est bien cadencée ! Heureusement, il existe des outils pour faciliter le quotidien et gagner du temps ! On découvre comment optimiser son organisation et maximiser sa productivité !
Se former
Aujourd’hui quand on souhaite performer en tant que freelance, il est indispensable d’acquérir certaines skills notamment sur ce qui concerne le marketing digital, c’est à dire l’ensemble des actions marketing déployées sur les différents canaux numériques. Savoir définir son positionnement, développer son identité, créer des contenus digitaux, maîtriser les techniques du storytelling sont des compétences essentielles pour se démarquer parmi une multitude de freelances. Certaines aptitudes liées à l’aspect commercial (comment prospecter, établir sa proposition tarifaire…) sont parfois oubliées mais n’en restent pas moins importantes pour pérenniser son activité.
On le sait, les formations représentent parfois un coût élevé mais c’est à considérer comme un investissement sur l’avenir. Il existe des plateformes numériques vers lesquelles se tourner pour se former sans trop dépenser, certains contenus sont même proposés gratuitement.
Planifier les réseaux sociaux
La gestion des réseaux sociaux est aussi nécessaire que chronophage. Cela exige aussi pas mal de rigueur quand on souhaite publier au moment opportun afin d’optimiser les interactions avec la communauté. Il est possible de sous-traiter cette partie à des outils de planification des réseaux sociaux. Cela fait gagner beaucoup de temps, réduit le risque d’erreur et libère l’esprit : plus besoin de mettre des alertes pour poster à la bonne heure ! Ce temps économisé peut être consacré à la création d’un contenu à haute valeur ajoutée qu’il n’y a plus ensuite qu’à programmer.
Gérer son temps
C’est l’un des principaux écueils quand on est freelance : ne pas parvenir à l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, et finalement se laisser déborder de toutes parts. Quand on souhaite faire face et gérer de front les deux sphères, le mot clé, c’est l’organisation sauf que c’est souvent plus facile à dire qu’à mettre en place. La méthode qui fait ses preuves, c’est le time blocking. Il s’agit de découper le temps en blocs afin de savoir ce que l’on a à faire tout au long de la journée en mode pro comme perso. L’idée étant que chaque créneau ne soit consacré qu’à une seule activité afin de pouvoir s’y plonger avec une concentration maximale. Le but : moins s’éparpiller pour gagner en efficacité (et aussi abaisser la frustration que le freelance ressent parfois quand à force de vouloir tout faire, il finit la journée sans avoir avancé significativement !)
Des applications de gestion du temps peuvent être utiles pour se lancer dans cette nouvelle organisation.
Veiller à son e-réputation
A l’ère du web 2.0, l’e-réputation, c’est l’élément central pour asseoir un freelance. Quand il est face à plusieurs devis satisfaisants, le prospect s’intéresse à la teneur des avis clients reçus par le freelance et à son nombre d’étoiles. C’est l’aspect qui peut faire basculer le client potentiel vers un indépendant plutôt qu’un autre. Les avis clients vont entraîner la méfiance ou la défiance et avoir, par conséquence, une incidence sur le chiffre d’affaires, c’est dire si cette question est cruciale !
Se financer
Quand on est freelance, bien que ce ne soit pas obligatoire, on apprécie d’avoir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle. C’est plus limpide pour gérer ses entrées et dépenses et on a une meilleure vision sur l’ensemble de la trésorerie. Les freelances aspirent à avoir une banque flexible et accessible 24h/24 qui propose des offres bien pensées pour leurs besoins : gestion en ligne, obtention de prêt, paiement par mobile, tarifs très concurrentiels…
Les néobanques et les banques en ligne répondent particulièrement bien à ces préoccupations.
Gérer les projets
Un freelance travaille rarement seul sur un projet, il collabore avec les autres personnes impliquées et doit parfois, en plus, gérer conjointement plusieurs clients. Dans ces conditions, il n’est pas facile de s’y retrouver, de passer de l’un à l’autre, de se rappeler le niveau d’informations des uns et des autres…
Un outil efficace de gestion de projet n’est pas du luxe pour visualiser l’avancement d’une mission et communiquer efficacement avec les différentes parties.
Facturer
S’atteler à la partie facture, comptabilité et gestion est considéré comme fastidieux par un grand nombre de freelances qui ont, parfois, tendance à repousser le moment de s’en occuper. Cela peut, cependant, avoir des conséquences : problèmes de trésorerie, pénalités de l’Urssaf pour déclarations en retard…
Il existe des logiciels de facturation permettant de se délester de cette partie administrative (émissions de devis et factures conformes, suivi de paiement…), une bonne idée pour gagner du temps et respecter les obligations auxquelles est soumis un auto-entrepreneur.
Trouver ses clients
Une partie du temps d’un freelance, c’est de trouver de nouveaux clients pour enchaîner les missions et maintenir un chiffre d’affaires satisfaisant. Déployer différentes techniques pour nouer de nouveaux contacts et se faire connaître demande beaucoup d’énergie et cela n’est, malheureusement, pas toujours récompensé à la hauteur de l’investissement.
S’inscrire sur une plateforme de freelance permet d’éviter pas mal de prospection inutile : l’offre et la demande se rencontrent, les échanges sont plus efficients. C’est aussi très valable pour être payé en temps et en heure et ne pas avoir à relancer plusieurs fois son client pour obtenir le règlement de la prestation.
Il existe des logiciels de facturation permettant de se délester de cette partie administrative (émissions de devis et factures conformes, suivi de paiement…), une bonne idée pour gagner du temps et respecter les obligations auxquelles est soumis un auto-entrepreneur.
Communiquer
Il arrive que les freelances exercent leur mission directement dans les locaux de leur client mais il y a en a aussi un nombre important qui travaillent de la maison. Pour ceux-là, encore plus que les autres, le maître mot, c’est la communication. En effet, plusieurs fois par semaine, ils sont tenus d’assister à des visioconférences ou des calls pour discuter de l’avancement du projet et des directions prises.
Il faut donc disposer de bons outils pour communiquer aisément et simultanément avec tous les intervenants.
Sauvegarder ses fichiers
La base quand on est freelance et qu’on travaille avec les outils informatiques, c’est d’effectuer des sauvegardes et de stocker les fichiers. Il faut pouvoir retrouver les dossiers dont on a besoin rapidement, assurer la confidentialité des données et se protéger en cas de coupure de réseau ou de courant, il ne s’agirait pas de perdre le travail en cours ! Disposer d’un espace sécurisé de stockage est idéal pour rester serein sur ce point.
Déterminer quels sont les outils adéquats pour un freelance peut prendre un peu de temps au début mais une fois intégrés dans le quotidien cela permet d’optimiser le travail à tous les niveaux ! En effet, en déléguant une partie du travail à des logiciels ou applications et en s’assurant d’être toujours au top du côté des services dont il a besoin, le freelance peut se concentrer sur l’essentiel et s’investir pleinement dans la réalisation de sa mission !
